• Aumentar ingresos (entrar en un mercado nuevo, ganar cuota de mercado, acortar tiempo de desarrollo, entrega, etc.).
• Reducir gastos (o evitarlos, mejorar las operaciones o la calidad del servicio, simplificar la organización, reorganizar su estructura, etc.).

Matriz de evaluación y priorización- Diagrama de Pareto

"el 80% de las consecuencias, son el resultado del 20% de las causas"

Un equipo puede usar la gráfica de Pareto durante un proyecto por las siguientes razones:

1. Para analizar causas del problema

2. Para estudiar resultados.

CÓMO HACER el diagrama:

1. Identificar el problema que se quiere analizar (hablar con el personal).

2. Recabar los datos que permiten evaluar el problema (¿hay quejas sobre la calidad del producto? ¿Problemas en el uso?).

3. Escribir los datos en una tabla (frecuencia con la que se producen). 

4. Ordenarlos de mayor a menor y calcular sus porcentajes (los más frecuentes van primero).

5. Realizar un gráfico de barras con estos datos (usar una aplicación, por ejemplo Excel). Irá en orden descendente y los más altos son los primeros a resolver.

6. Analizar cuáles son las causas o situaciones que aparecen al inicio del gráfico (fijarse qué cambios habrá que hacer para corregir estos problemas).

7. Realizar un seguimiento de la solución planteada. (Evaluación continua de la estrategia planeada para resolver el problema).

ALGUNOS ENUNCIADOS CLÁSICOS DE LA LEY:

• El 80% del éxito proviene del 20% de tu esfuerzo
• El 80% de tu ingreso proviene del 20% de tu esfuerzo
• El 80 % de los ingresos se generan con 20% de los clientes
• El 80% de las ventas se genera por el 20% de los productos.

Veamos un ejemplo:

Tengo el restaurante " LAS PASTAS DE TU TÍA"

Problema: poca clientela. 

Técnica de identificación: hacemos una encuesta para saber cuáles son las quejas de las personas sobre nuestro negocio. Tenemos un universo de 190 encuestados. 

Los resultados fueron los siguientes:

El local es muy caluroso: 37 personas

Los mozos son maleducados: 13 personas

La comida la servimos fría: 119 personas

Los baños están sucios: 12 personas

No hay estacionamiento: 9 personas.

LEY DE PARETO: si aplicamos el principio podemos afirmar que el 80% de las quejas de nuestros clientes representan el 20% de nuestros defectos. 

Se trata de establecer una prioridad para resolver los problemas identificados. Empezamos con los que constituyen aproximadamente ese 80% de las quejas, porque hacerlo requerirá mayor esfuerzo, tiempo y dinero; más adelante, resolveremos el resto de las quejas. Veamos:

1. SE DEBEN ORDENAR LAS QUEJAS DE MAYOR A MENOR EN UNA TABLA.

Porcentaje: en el caso de la comida fría  es el  porcentaje que representan esas 119 personas sobre el total de encuestados. Así obtenemos el porcentaje:

                                                           1) 119/190* 100= 62,63%       

Es decir que 119 personas de un universo de 190 personas, representan el 62,63%. Hacemos el mismo cálculo para el resto de las causas.

Porcentaje acumulado: para la primera queja, se repite la columna de porcentaje en la columna de porcentaje acumulado. A partir de la segunda queja, en esa columna, ira la suma del porcentaje de la queja + el porcentaje acumulado de la queja anterior.

Ejemplo: Para la segunda queja, al porcentaje acumulado de la anterior ( comida fría), se le suma el porcentaje de "mucho calor": 62,63+19,47= 82,10% y se repite el cálculo con el resto. Ahora, podemos hacer el diagrama de Pareto.

En el eje izquierdo va la frecuencia de abajo hacia arriba y de menos a más personas.

En la parte derecha van los porcentajes y su valor máximo: 100% que debe estar a la misma altura que el universo total de 190 personas (100% de personas).

Comenzamos con la frecuencia. Usamos una barra. Le damos una barra con una altura de 119. Luego se grafica como en la imagen de abajo. Repetir con las otras causas.

 

 

 

El 80% de nuestros problemas son: la comida fría y el local caluroso. Habrá que enfocarse con tiempo, dinero y esfuerzo a solucionar esos problemas prioritarios. Luego, se solucionará el resto.

         DIAGRAMA ÁRBOL DE

                  PROBLEMAS

Continuamos en la fase de diagnóstico y conceptualización. Les propongo otra forma de identificar un problema.

El árbol de problemas, permite obtener información concreta y ordenada de cada causa (cada raíz del árbol), su impacto (cada rama del árbol) y ponderación del problema (visualizar qué raíz o rama es la más importante, la que tiene más ramificaciones y cuyos efectos sean determinantes).

Un árbol de problemas se dibuja de abajo hacia arriba.

En el dibujo, los efectos son las ramas, el problema central es el tronco y las causas son las raíces.Si se quiere marcar la importancia de cada raíz, se hacen más gruesas, o se coloca un número con prioridad de importancia.

Cuando se diseña un árbol se debe pensar en las actividades que podrían suprimir las causas del problema; es decir, si se corta una raíz del problema porque se soluciona, implica que el efecto que producía ya no se dará.

Actividad

Realiza tu propio árbol de problemas, usando un ejemplo de tu orientación profesional

1. Qué es un proyecto

Un proyecto es un conjunto o una secuencia de actividades que desarrolla un equipo de personas durante un tiempo, para obtener un resultado.

Un proyecto es: 

2. Características de los Proyectos

 Tienen características especiales:

1. Son más o menos replicables, es decir, hay muchos parecidos por los productos (en especial de software) o las metodologías que se usan.
2. Los especialistas son informáticos.

1. Desarrollo de aplicaciones a medida.
2. Construcción de una base de datos.
3. Adquisición e instalación de infraestructura.
4. Implantación de software estándar
5. Migración de aplicaciones ( proceso de trasladar aplicaciones de software de un entorno a otro).     
6. Instalación de una red Wi-fi.

 Algunos de estos elementos son interdependientes y se interrelacionan. No se puede manejar uno de ellos sin manejar los demás: son los conceptos de alcance, calidad, tiempo y coste. Si se toca uno de ellos, se tocan todos los demás.

        

3. Ciclo de vida y fases de un proyecto

Hay diferentes enfoques de autores para clasificar el número de fases de un proyecto. En el curso usaremos 5 fases.

1. Aprobación del proyecto
2. Definición
3. Planificación
4. Ejecución
5. Cierre

1. Aprobación: la dirección de la organización identifica de diferentes maneras un problema, lo interpreta y decide convertirlo en un proyecto, encarga y analiza su viabilidad técnica y económica y los riesgos y llegado el caso, lo aprueba.

2. Definición: una vez aprobado el proyecto, se solicita de una unidad o grupo de trabajo interno o de una empresa externa, una memoria o propuesta de trabajo que contiene la definición del proyecto.

3. Planificación: la fase de planificación debe primero, revisar y obtener un acuerdo o contrato explícito acerca de los temas del proyecto.

4. Ejecución: la fase de ejecución, habitualmente contiene un ejercicio permanente de preparación de planes más detallados, revisión de los planes elaborados y comprobación de su estado de avance, replanificación de trabajos, etc.

5. Cierre: debe incluir la realización de pruebas de rendimiento, robustez del sistema, su asimilación y utilización por parte de los usuarios y el cumplimiento de los objetivos y estándares definidos en el inicio.

Éxito y fracaso de un proyecto informático

Un proyecto se considera un fracaso si..

• No se han alcanzado los objetivos o resultados previstos
• Se han sobrepasado los tiempos asignados
• Se han sobrepasado los recursos o costes previstos
• No se han alcanzado los estándares de calidad deseados.

¿Por qué fallan los proyectos con tanta frecuencia?

Por falta de compromiso de los involucrados, de conocimiento técnico del equipo, mala gestión administrativa y económica. Por falta de supervisión sobre el equipo del proyecto, mala planificación, plazos poco realistas, presupuesto y contratación insuficiente, inadecuada distribución de las responsabilidades, porque no se identificaron los riesgos, etc.

Un proyecto tiene éxito cuando:

Están claros los beneficios, objetivos y resultados que traerá el proyecto.

Se establece claramente el alcance y las limitaciones.

Se planifican hitos y actividades con detalle, se controlan y actualizan los planes.

Se escuchan las partes interesadas.

Se asignan los recursos adecuados.

Se identifican a tiempo y se gestionan las incidencias.

El PMI y el Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Cuya traducción sería como: cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos. Es un estándar de gestión de proyectos reconocido internacionalmente y que se aplica en toda clase de sectores, industrias y en TIC. Se publica, mantiene y actualiza desde 1987 por el Project Management Institute, que además forma y entrega certificaciones. El PMBOK, es una colección de buenas prácticas generalmente aceptadas en gestión de proyectos. Es una guía, que le permite al profesional experto adaptarse a cada situación o proyecto en concreto.

Se estructura en 5 áreas o ámbitos de conocimiento:

1. Conocimiento de los procesos y herramientas de gestión de proyectos conocidos y codificados por la profesión y la experiencia.

2. El conocimiento y las regulaciones propias del área técnica, funcional o sectorial en las que se desarrolla el proyecto (por ejemplo, las normas ISO o las gubernamentales que afectan a determinadas industrias).

3. El conocimiento del entorno organizativo, físico, cultural, político y social en que el proyecto se desarrolla.

4. Los conocimientos de gestión de empresas, en general y los propios de las áreas funcionales o técnicas en las que se desarrolla el trabajo (por ejemplo finanzas, ventas).

5. Habilidades interpersonales: las habilidades de comunicación, motivación, liderazgo, negociación, resolución de problemas, gestión de conflictos, etc. 

La diferencia con el ciclo con el que trabajamos en el curso, es que el PMBOK, incluye en la fase de Iniciación, la aprobación y definición del proyecto. Un proceso de seguimiento y control permanente y paralelo a todo el ciclo de gestión y la realimentación en el sentido de considerar la necesidad de una replanificación permanente o iterativa a lo largo de la ejecución.     

                     

Actividad:

Recuerde que debe escribir las preguntas y/o consignas  y responder y/o resolver en su cuaderno. Sin excepción y durante la clase (salvo indicación en contrario). Responda con sus palabras. Sea concreto.

1.  ¿Qué es un proyecto? Mencione qué elementos lo definen.
2.    Mencione ejemplos de Proyectos informáticos
3.   ¿Cuáles son las dimensiones de un proyecto?

4.    ¿Qué pasa si se cambia alguna de ellas?

5.    Dibuje el cuadro de las 5 fases del ciclo de vida que usaremos .
6.  Al final de su cuaderno, reserve hojas para escribir un GLOSARIO. Comience con las siguientes palabras: Calidad, Entregables y Alcance. Escriba sus definiciones.
7. Realice una tabla o cuadro, con las 5 fases del ciclo de vida. Indique brevemente qué actividades se desarrollan en cada una.
8. Realice un cuadro comparativo de  motivos por los cuáles un proyecto puede  tener éxito o fracasar.

9. Busque e incluya en el GLOSARIO la definición de ITERACIÓN (de sistemas informáticos)

10. ¿Qué es el PMI y en qué consiste el PMBOK?

11. ¿Qué diferencia el ciclo de vida que usaremos en EVAP (Evaluación de Proyectos), del ciclo de vida del PMBOK?