Enfoques de Gestión para el trabajo de equipo de un proyecto:
TOP -DOWN y BOTTOM-UP
El enfoque de gestión descendente (TOP-DOWN), es cuando únicamente la alta gerencia o los niveles jerárquicos más altos, toman las decisiones.
El enfoque de gestión ascendente (BOTTOM-UP), permite participar a los miembros del equipo en la toma de decisiones.
Según la empresa, un líder de proyecto puede ser responsable del trabajo de un conjunto reducido de personas o de la supervisión de varios equipos. Dado que los diferentes equipos tienen diferentes estructuras, tamaños y desafíos específicos, cada líder de proyecto debe decidir qué estrategia de gestión funcionará mejor para ellos.
El enfoque de gestión Top-down es una de esas estrategias en la cual el proceso de toma de decisiones se lleva a cabo en el nivel superior y luego se comunica al resto del equipo. Este estilo se puede aplicar a nivel del proyecto, del equipo o de toda una empresa y se puede ajustar en función de las necesidades de un grupo específico.
Muchos equipos optan por el modelo top-down porque elimina la confusión, reduce el riesgo y mantiene las iniciativas organizadas en los equipos más grandes. Sin embargo, puede limitar la creatividad y ralentizar la resolución de problemas en equipos que requieren mayor flexibilidad y capacidad de respuesta.
En la década de 1970, los investigadores de IBM Harlan Mills y Niklaus Wirth, promovieron el enfoque top-down. Los gerentes o jefes de proyecto, toman decisiones, que luego se transmiten a través de una estructura jerárquica. Son los que reúnen la información, la analizan y sacan conclusiones concretas. Luego, desarrollan procesos que comunican al resto del equipo para su implementación.
Cómo funciona el enfoque Top-down
Cuando se aborda un proyecto con este enfoque, los responsables de la toma de decisiones, en el nivel superior comienzan con un objetivo general (ya sea a corto o largo plazo) y trabajan para determinar qué acciones tendrán que realizar los diferentes grupos e individuos para alcanzar ese objetivo y lograr una posición competitiva.
El proceso de planificación de todo el proyecto se lleva a cabo a nivel de gerencia. Luego, una vez que se crea un plan de acción, los responsables de las tomas de decisiones lo comunican al resto del equipo para que lo implementen. Es un enfoque rígido y estructurado, viable en equipos grandes que están formados por varios equipos o grupos más pequeños que funcionan juntos.
Este estilo es común, lo que significa que hay un menor proceso de aprendizaje para los empleados nuevos si vienen de un equipo o empresa que usa esta estructura. El líder de equipo, puede ayudar a los miembros nuevos a adaptarse más rápidamente si incorpora esta forma de gestión. Como tiene procesos claros y bien organizados, deja poco margen para la confusión. Todas las decisiones se toman en un solo lugar y toda la comunicación fluye en una sola dirección, así los malentendidos son menos frecuentes. Cuando ocurren problemas o ineficiencias, facilita el seguimiento de su origen. Con responsabilidades bien definidas, es más fácil diagnosticar y resolver los problemas de forma rápida e ineficiente. Como la toma de decisiones se lleva a cabo en un solo nivel de gerencia, estas pueden realizarse, distribuirse e implementarse de una manera mucho más rápida que las decisiones que requieren la opinión de varios líderes o participantes del proyecto.
Este enfoque, también tiene sus desventajas.
MÁS PRESIÓN SOBRE EL EQUIPO DIRECTIVO: dado que las decisiones se toman desde arriba, la contratación de un gerente de proyectos inadecuado puede tener un mayor impacto en el éxito del equipo. Muchos problemas de procesos, solo son visibles en el nivel inferior, por lo que los gerentes de proyectos, que no solicitan la opinión de los miembros individuales del equipo antes de tomar decisiones pueden causar inadvertidamente problemas, retrasos y pérdidas importantes.
MENOS CREATIVIDAD: como toda la comunicación fluye de los líderes a los miembros del equipo con pocas instancias de diálogo, el enfoque top-down ofrece menos oportunidades de colaboración creativa. Esto podría frenar la innovación.
FALTA DE COMPROMISO: cuando todas las decisiones se toman arriba, el resto del equipo, puede sentir que sus aportes y opiniones no son valorados.
MAYOR DISTANCIA ENTRE LOS RESPONSABLES DE LA TOMA DE DECISIONES Y LAS DECISIONES: mientras que en un enfoque bottom-up las personas que trabajan directamente sobre el proyecto pueden tomar decisiones, en top-down esto no sucede y puede dar lugar a decisiones mal informadas si el jefe o jefes no piden opinión al equipo del proyecto.
Cómo funciona el enfoque Bottom-up
Cuando se abordan los objetivos del proyecto de manera bottom-up, un equipo colaborará en todos los niveles para determinar qué pasos hay que seguir para alcanzar los objetivos generales. Es una metodología flexible por lo que se aplica en proyectos que buscan la innovación.
La gestión bottom-up incluye:
Objetivos y resultados claves (OKR): los objetivos más amplios ( lo que se quiere lograr) se establecen a nivel jerárquico, pero los equipos y sus miembros son los que establecen los resultados claves. Los resultados claves son cuantitativos y a corto plazo, se miden fácilmente y permiten realizar un seguimiento eficiente para alcanzar el objetivo establecido.
Ejemplo: Google Chrome (2008) por Sundar Pichai Ceo de Google
Objetivo: Desarrollar una plataforma cliente para aplicaciones web de última generación.
Kr principal: Google Chrome debe alcanzar 20 millones de usuarios activos durante siete días.
Equipos Scrum: en las reuniones diarias de actualización se reúne todo el equipo para coordinar la colaboración.
Gestión democrática: los jefes de equipo trabajan con los miembros del equipo para determinar qué decisiones deben tomarse en cada nivel. Permite la colaboración y se mantiene la estructura. Es ideal para equipos creativos como la del desarrollo del software, el diseño de productos, etc.
Ventajas
DECISIONES MÁS INFORMADAS: en los entornos colaborativos, quienes trabajan directamente en los proyectos y supervisan la gestión de los mismos pueden opinar sobre las decisiones que afectarán su trabajo futuro. Los altos ejecutivos trabajan directamente con los miembros del equipo para trazar un curso de acción, lo que evita posibles puntos ciegos del proceso que podrían aparecer cuando las decisiones se toman si la participación del equipo.
MORAL ALTA DEL EQUIPO: fomenta una mayor aceptación por parte de los miembros del equipo y mejores relaciones entre colegas ya que todos tienen la misma oportunidad de influir en las decisiones y en los resultados del proyecto, independientemente de su jerarquía.
MÁS INSTANCIAS PARA LA CREATIVIDAD: es un enfoque colaborativo. Crea oportunidades para compartir opiniones para la lluvia de ideas y la crítica constructiva.
Desventajas:
PROCESOS MÁS LENTOS: un enfoque estrictamente bottom-up para resolver un problema puede derivar en "muchas manos en un mismo plato". Cuando todos colaboran, puede ser más difícil llegar a una decisión y los procesos se hacen lentos. Para evitarlo, delegar en uno o dos líderes el análisis de los aportes y la toma final de la decisión.
CAMBIO EN LAS DINÁMICAS DEL EQUIPO: no todos se sienten cómodos de aportar opiniones en presencia de los jefes. Se sugiere reunirse en pequeños grupos .
FALTA DE INFORMACIÓN DE LA GERENCIA: se debe evitar la mala comunicación hacia los niveles superiores. Se deben hacer informes con contenidos relevantes destinadas a informar a los niveles jerárquicos, de manera de asegurarse que las decisiones del equipo están alineadas con los objetivos establecidos por ellos.
ACTIVIDAD:
Realiza dos cuadros uno por cada enfoque.
Debe incluir definición, características, ventajas y desventajas.
