Esta etapa, debería proponer una primera descomposición del proyecto (Project Breakdown), en subproyectos, hitos (milestones) o paquetes de trabajo.En la fase de Definición se plantean los objetivos y los hitos que se deben alcanzar y el diálogo entre el cliente y el proveedor (sea interno o externo).
La fase de Definición, se descompone en 3 etapas:
1. La definición de requerimientos
2. El análisis de riesgos
3. La preparación de la propuesta detallada
1. DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS
Se trabaja con los clientes (directivos o mandos intermedios) para entender y documentar con más detalle las necesidades y objetivos de negocio, los datos y las características de los procesos y actividades que debe cubrir el sistema.
TRAZABILIDAD
Se refiere a la documentación de la vida de cada requerimiento, para seguir el historial desde su formulación original hasta el momento actual. Es decir, que cada cambio realizado debe ser documentado.
FORMULACIÓN
Para definirlos se deben considerar elementos como:
- Misión y objetivos
- Tareas y estándares de calidad
- Calendario y fases principales del proyecto
- Documentación de los datos y procesos que debe tener el sistema
- Aspectos de infraestructura: equipamiento, software, servicios, instalaciones, etc.
- Personal, aspectos administrativos y legales (propiedad intelectual, licitación del contrato, etc.).
2. ANÁLISIS DE RIESGOS
Los riesgos afectan las especificaciones, los costes o la duración del trabajo. Los riesgos más frecuentes en los proyectos son:
- Falta de entendimiento con los usuarios
- Requerimientos excesivos o cambios discontinuos
- Responsabilidades que no están bien definidas
- Errores o fallos de los productos/tecnología
- Personal no calificado
- Estimación inadecuada de recursos y tiempo
- No se corrigen los fallos, no se toman decisiones
- Elevada rotación del equipo o de las personas asignadas por los clientes
LA GESTIÓN DE RIESGOS
Aunque se haga una buena planificación, siempre existirán riesgos. La gestión de riesgos consiste en identificar, evaluar y dar una respuesta a los riesgos que puedan surgir e influir negativamente en el desarrollo del ciclo de vida del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
1. Identificar los riesgos
2. Análisis de las consecuencias/impacto de los eventos. Se clasifican en una lista con una valoración de riesgo alto, medio o bajo, según el impacto en tiempo, alcance y costos. Se utiliza una matriz de valoración de riesgos de proyectos
3.Preparar la estrategia de respuesta: significa crear un Plan de contingencia con las acciones a implementar.
4. Seguimiento: el proceso de control es continuo. La etapa de seguimiento se extiende hasta la finalización del proyecto.
TIPOS DE RIESGOS
1. Relacionados con la planificación:
✏ Los costos
✏ Los plazos
✏ Los resultados
2. Los riesgos que son de origen externo. Pueden ser de carácter:
✏ Económico.
✏ Medioambiental
✏ Social
✏ Legal
Ejemplo de matriz de valoración de riesgos
TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR RIESGOS
Implica un proceso participativo que incluye al equipo del proyecto, los expertos en la materia y otras partes interesadas que contribuyen con ideas y aporta su experiencia. Algunas de ellas son: lluvia de ideas, FODA, DELPHI (consenso basado en la información proporcionada en forma anónima por expertos mediante cuestionarios que se transforman en estadísticas), matriz de valoración.
MATRIZ
DE VALORACIÓN DE RIESGOS DE PROYECTOS
· Las consecuencias que tendría cada riesgo para el proyecto
· Las acciones a implementar para prevenir o mitigar su impacto
· Quién es el /la responsable de llevar a cabo la acciónCUANTIFICACIÓN DE LA PROBABILIDAD: se puede usar una escala de 3 niveles (como en el cuadro), o más. Por ejemplo, si tiene un valor 3, el nivel es ALTO y significa que el riesgo tiene una alta probabilidad de que ocurra.
CUANTIFICACIÓN DE LA CONSECUENCIA: si el valor de la consecuencia o impacto es 3, implica un nivel ALTO y significa que si se materializa el riesgo, se afecta de manera crítica a los resultados y a la existencia del proyecto.
MATRIZ DE RIESGOS :
En la matriz de riesgos, los valores se obtienen de multiplicar el valor de la probabilidad por el de la consecuencia
Supongamos que tengo un riesgo x y la probabilidad de que ocurra es valor 3 y la probabilidad es de valor 2, entonces el nivel de riesgo sería:
3*2 = 6
Veamos en la tabla siguiente qué deberíamos hacer: (gestionar plan de respuesta).
ACCIONES A REALIZAR PARA LOS DIFERENTES NIVELES DE RIESGOS
¡Ahora te toca a vos! Actividad:
EJEMPLO DE UN GIMNASIO DE BARRIO
A partir de las siguientes tablas, reemplaza en la MATRIZ DE RIESGOS
COMPLETA LA ÚLTIMA MATRIZ de RIESGOS
Comienza ordenando las probabilidades y las consecuencias de mayor valor. Luego usa la tabla anterior y en las celdas, escribe los riesgos que se encuentran dentro de esos valores. Analiza qué riesgos podrían producirse y para los que deberías estar preparado/a y resolver eventualmente.
Escríbelos en tu carpeta.
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN PROYECTO
Para armar la propuesta, se deben revisar las especificaciones elaboradas por el cliente y hacer reuniones con representantes de la organización.
Un modelo debe tener:
CONTRATACIÓN
Cuando hay varias propuestas, los métodos para evaluar son normalmente de dos clases:
Procedimientos de screening: comparar cada propuesta con la lista de requerimientos. Procedimientos de scoring: adjudicando peso o valoración a los criterios de selección.
Una vez evaluadas, comienza la negociación de los términos económicos y contractuales.
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