C. SELECCIÓN Y APROBACIÓN
Una empresa decide encarar un proyecto para mejorar su posición y maximizar sus beneficios por 2 razones:
- Aumentar ingresos (entrar en un mercado nuevo, ganar cuota de mercado, acortar tiempo de desarrollo, entrega, etc.).
- Reducir gastos (o evitarlos, mejorar las operaciones o la calidad del servicio, simplificar la organización, reorganizar su estructura, etc.).
Es necesario contar con métodos que permitan tomar decisiones a la hora de elegir un proyecto, veamos algunos:
CUANTITATIVOS
1) El período de Retorno de la Inversión: es el tiempo que transcurre para que el proyecto genere un Cash Flow (capacidad que tiene de generar beneficios y hacer frente a todos sus pagos) equivalente a la inversión realizada
2) El análisis de costo-beneficio: intenta identificar todos los beneficios frente a los costos.
CUALITATIVOS
1) El Screening: es una revisión de los beneficios sobre una lista de criterios para el proyecto. Es como una checklist o lista de control.
2) Los Scoring: consiste en dar pesos (valores) a una serie de criterios en la medida que cada uno cumple con los criterios definidos. Permite establecer prioridades, dentro de un conjunto de propuestas.
MATRIZ DE SELECCIÓN SIMPLE DE PROYECTOS
Supongamos que tenemos una fábrica y queremos diversificar la producción de la empresa. Podemos elegir entre 4 proyectos: A, B, C, D.
Elegimos los criterios y los ordenamos comenzando por el más importante.
📌 Rentabilidad: el más importante
📌 Incremento en la participación del mercado: muy importante
📌 Mejora en la imagen de la empresa: importante
📌 Adquisición de nuevos conocimientos: menos importante.
👉Además, le asignamos un PESO (valor según su importancia) que representa un porcentaje sobre el 100%.
Por ejemplo:
Rentabilidad: 40 (sería el 40% del 100%)- Participación: 30 - Imagen: 20 - Conocimiento: 10.
👉Ahora, asignamos una calificación para cada criterio:
5= muy bueno 4= bueno 3= regular 2=malo 1=muy malo
👉Finalmente, se multiplica el PESO x Calificación en cada proyecto y se SUMA el total del puntaje, como muestra el cuadro de abajo:
Actividad
Objetivo: elegir el mejor profesor entre 3 docentes
Opciones: Juan Mesa- Ana Paz- Laura Cruz
Calificación o puntaje que le asignamos en cada criterio:
5= muy bueno 4= bueno 3=regular 2= malo
Criterios y Peso asignado a cada uno:
a) Dominio del tema: 40-- Juan (muy bueno)- Ana (buena)- Laura (buena).
b) Facilidad para explicar: 30 -- Juan (buena)- Ana (mala)- Laura (regular)
c) Objetividad para calificar: 20-- Juan (regular)- Ana (muy buena)- Laura (buena)
d) Puntualidad: 10 -- Juan (malo)- Ana (buena)- Laura (muy buena)
Pregunta:¿Cual es el mejor profesor de los tres?
DOCUMENTACIÓN DE LA FASE O "ACTA DEL PROYECTO"
Para documentar esta fase, se usa el mandato de proyecto. Su contenido, tiene la siguiente información:
· Nombre del proyecto· Nombre del Cliente (la dirección de la empresa que aprobará el proyecto).
· Información de contexto (background)
· Objetivos del cliente (problemas de negocio que se quieren resolver con el proyecto)
· Objetivos del proyecto (contenidos y resultados del trabajo)
· Limitaciones y restricciones.
· Presupuesto aproximado.
Muchas veces, este documento con un poco más de desarrollo da origen a un primer encargo de trabajo al departamento de informática o a un proveedor externo.
