Define todos los elementos que un proyecto debe lograr, representados gráficamente, organizados en diferentes niveles y numerados de forma secuencial.
La EDT se representa como una estructura jerárquica, similar a un organigrama, en el que el nombre del proyecto está en el nivel superior. El siguiente nivel, está compuesto por todos los entregables del proyecto . Los siguientes niveles dividen los entregables en partes más pequeñas, hasta que alcanzan el nivel apropiado para dirigir el proyecto, llamados Paquetes de trabajo.
En la creación de la EDT, deben participar las personas del equipo de trabajo que serán responsables de finalizar la tarea.
Ventajas:
- Ayuda a definir y a organizar de forma precisa el alcance del proyecto.
- La EDT, es la base del cronograma y del presupuesto del proyecto.
- Es una excelente herramienta de comunicación.
- Evita la omisión o la superposición
- Servirá de referencia para proyectos futuros.
- Facilitará el control de los cambios en los proyectos.
CREACIÓN DE UNA EDT
1. Se reúne al equipo del proyecto y a los principales interesados para contar con su participación activa.
2. Se configuran los dos primeros niveles, el nombre del proyecto y los entregables, ambos representan el 100 % del proyecto.
LA REGLA DEL 100%
Establece que:
* La EDT incluye el 100% de todo el trabajo en el alcance del proyecto. Debe incluir todos los entregables del proyecto.
*De forma que, cuando se suman los componentes del nivel inferior, que se descomponen desde el nivel más alto, deben sumar el 100% del alcance.
* La EDT se debe crear en términos de los resultados que se espera obtener. Se usan sustantivos en lugar de verbos.
Una vez creados los dos primeros niveles, se deben "desglosar" los entregables en partes manejables. Para eso, PMBOK, propone una herramienta, la Descomposición.
LA DESCOMPOSICIÓN DE LA EDT
Se trata de una herramienta que consiste en dividir el alcance del proyecto y los entregables, en partes más manejables, llamadas paquetes de trabajo. Son el nivel más bajo de la EDT, y se pueden asignar a una persona o a un equipo de personas para que los completen.
Tanto en número de niveles de la EDT, como la duración de los paquetes de trabajo, variarán según el tipo de proyecto. En proyectos pequeños la EDT se suele desglosar en paquetes de trabajo que implican de 4 a 40 horas de trabajo, pero generalmente se usa la regla 8/80, en la que ningún paquete de trabajo debe ser inferior a 8hs o superior a 80hs.
El Project Manager aplica su criterio para el proyecto y debe contar con la participación del equipo.
Por último, es conveniente hacer una revisión final de la EDT con el equipo y verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado.
Una vez realizada la revisión final, es necesario crear un Diccionario para acompañar a la EDT.
EL DICCIONARIO DE LA EDT
Es un documento que describe en forma detallada los componentes de la EDT. Puede incluir información acerca de los niveles, códigos, nombre, descripción, etc., informaciones que se consideren importantes acerca de los elementos de la EDT. La extensión del diccionario, dependerá de la complejidad de la EDT.
Características.
+ No es un organigrama. NO muestra dependencias jerárquicas, solo los entregables y el alcance del proyecto.
+ Identifica todos los entregables que deben completarse, si no están en la EDT, no forman parte del proyecto.
+ Se debe descomponer cada uno de los entregables, a un nivel de detalle, que permita hacer un seguimiento eficiente del proyecto.
+ Todos los entregables se nombran como sustantivos. La EDT indica qué debe hacerse y no cómo debe hacerse.
+ Es un documento formal del proyecto. De manera que, cualquier cambio en la EDT, supondrá cambiar los entregables y el alcance del proyecto, por lo tanto, requerirá utilizar el proceso de control de cambios.
+ Se debe crear con la ayuda y la participación del equipo del proyecto. Participar en la creación de una EDT, ayuda a las personas a entender mejor el proyecto y posibilita su viabilidad.
¿Qué es la línea base en la gestión de proyectos?
La línea base es el punto de referencia para contrastar los gastos económicos, los plazos de tiempo y los objetivos alcanzados en cualquier proyecto. Su función tiene sentido en los procesos de gestión y planificación de un proyecto, que normalmente sufren cambios y transformaciones sobre la marcha.Ejemplo: Un equipo de Marketing, dispondrá de 20.000 dólares para el lanzamiento de un nuevo producto. Al finalizar la primera semana de la campaña, se gastó 10.000 dólares, surge la pregunta ¿está bien? Si en la Línea base se determinó que la campaña debía ser ejecutada a lo largo de 2 semanas, los 10.000 dólares gastados durante la primera parecen un monto razonable. Sin embargo, si el tiempo de ejecución estaba pautado en una duración de 6 semanas, ya no resulta conveniente. Todas estas informaciones deben ser tenidas en cuenta al formular la línea de base. Permite saber si todo marcha como se había planificado.
Elementos de una línea base
Existen 3 componentes importantes en la línea base para la planificación de cualquier proyecto.
1. Alcance: comprende los entregables y los resultados que se esperan obtener al finalizar la ejecución del proyecto. Se identifican los hitos y tareas específicas en cada una de las etapas.
2. Cronograma: es determinar cuánto tiempo durará el proyecto entre su puesta en marcha y la consecución de los objetivos.
3. Costos: se valora cuánto costará su implementación y cuánto es el presupuesto que el equipo encargado puede gastar.
BENEFICIOS:
1. Previene retrasos en el calendario
2. Gestión apropiada de recursos: cuando un equipo conoce lo que puede gastar, el uso de cada recurso se hace más eficiente.
3. Monitoreo del avance del proyecto: cada vez que exista un cambio, el equipo sabrá si está en el camino correcto.
4. Facilita la documentación y la comunicación
ACTIVIDAD
Observa la imagen de ejemplo de los niveles de una EDT.
Realiza las EDT y diccionarios (bien detallados) de los 3 proyectos mencionados abajo. No olvides usar la numeración correspondiente al ordenar los elementos en los niveles de la EDT.
1. PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN DE UNA CASA
1° y 2° nivel: DISEÑO DE LA CASA - PREPARACIÓN DEL SITIO - CASA - CONSTRUCCIÓN DE LA CASA - ACABADOS - INSPECCIÓN FINAL.
DESGLOSE (3° nivel): Instalación de pisos y azulejos - Cimentación - Diseño arquitectónico - Replanteo de obra - Limpieza del terreno - Pintura - Excavación - Diseño estructural - Instalaciones eléctricas y de plomería.
2. PROYECTO DE REALIZACIÓN DE UN EVENTO
1° y 2° nivel: PLANIFICACIÓN DEL EVENTO - CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES - PROMOCIÓN DEL EVENTO - SELECCIÓN DEL LUGAR DEL EVENTO - EVENTO.
DESGLOSE ( 3° nivel): Contratación de servicios de audio y
video-Diseño de materiales promocionales-Determinación del
presupuesto-Investigación de lugares disponibles- Publicidad en medios de
comunicación-contratación de servicios de catering- identificación de los
objetivos del evento-Selección del lugar.
3. PROYECTO DE DESARROLLO DE SOFTWARE
Simula la EDT y el diccionario de un sistema informático
